Важно разделить всё поле на four части и расписать строки так, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже. 2 поле (В) – «Квадрант потенциала» или стратегический. Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора.
Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия.
Матрица предполагает высокий навык самоорганизации изначально. Иногда человек бывает не готов сразу эффективно анализировать задачи из квадрата — в оценке он может руководствоваться чувствами или собственными представлениями о важности. В этом случае результат может не удовлетворить пользователя, и он подумает, что матрица не работает как нужно. Поэтому к использованию матрицы необходимо подключать анализ. С помощью этой методики можно разобрать свои дела в порядке приоритетности и выполнять их в порядке срочности. Расписание составляется таким образом, чтобы большая часть времени уделялась решению важных задач.
Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на three что такое матрица дня» стоит переместить из ячейки D в ячейку A.
Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план. Матрица Эйзенхауэра — удобный инструмент, с помощью которого можно сосредоточиться на главном и сэкономить время.
Что Такое Матрица Эйзенхауэра Как Ее Применять, Чтобы Все Успевать И Жить Счастливо
В зависимости от ответов нужно распределить задачи по соответствующим квадратам. Мы чувствуем себя усталыми часто как раз потому, что не умеем определять приоритетность задач и поручать их выполнение другим. Смысл матрицы в том, чтобы человек существенно облегчил и уравновесил своё расписание, используя такие важные инструменты, как расстановка приоритетов и делегирование.
Есть несколько способов использовать матрицу в тайм-менеджменте. Удобная визуализация не только позволяет быстрее определить объем задач, но и помогает с ними разобраться. В голове создается наглядная картинка, которую сложно представить без вспомогательных инструментов. Она помогает мозгу устанавливать логические связи, оперативно анализировать задачи, чтобы вам потом было проще и эффективнее их выполнять. В этом случае матрица Эйзенхауэра помогает вычленить задачи категории C и делегировать их, чтобы освободить время для действительно важных дел. У тех, кто уделяет больше внимания стратегическим задачам, становится все меньше срочных и важных дел.
Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. Квадраты матрицы Эйзенхауэра — это не просто случайные скопления задач. Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода.
Как Заполнять Матрицу#
Это те задачи, от своевременного выполнения которых зависит достижение поставленных целей. Например, произошла внештатная ситуация, которая влияет на работу компании. В этом случае нужно отложить все остальные пункты и как можно быстрее решить возникшую проблему. Тогда в квадрат А попадёт задача по поиску нового специалиста и удержанию оставшихся членов команды. Этот способ помогает не «тонуть в делах» и вовремя выполнять все задачи.
При таком подходе вы сможете выполнять дела конструктивно, раскрывать с их помощью свой потенциал. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы. В ней можно одновременно вести до 10 досок для различных проектов. Её стоимость — от 5 до 17,5 доллара в зависимости от функциональности. Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек.
Как правильно распределить задачи по Матрице Эйзенхауэра? Есть несколько принципов, которые помогут расставить приоритеты. В матрице Эйзенхауэра есть категории срочно, важно, не срочно и не важно. Чаще всего она выглядит как таблица из четырёх блоков, в которые помещают дела из заранее составленного списка.
Эту методику распределения времени придумал Дэвид Эйзенхаузер – профессиональный военный, 34-й президент США. В основу матрицы легла его теория о том, что не все срочные дела важны и не все важные дела требуют срочного исполнения. Несколько позже американский бизнес-тренер Стивен Кови привёл её в удобный вид и расписал правила использования. Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.
Как и любая техника тайм-менеджмента, Матрица Эйзенхауэра имеет свои несомненные достоинства и подводные камни и не является идеальным инструментом для всех без исключения. Если вы заняты выбором подходящего вам метода, примените к своему опыту достоинства и недостатки матрицы. Итак, мы визуализировали наши задачи и теперь можем подробнее разобрать, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги.
Большинство дел из третьего квадрата можно делегировать или автоматизировать. Может показаться, что такая занятость — это специфика работы предпринимателя или руководителя бизнеса и что по-другому работать нельзя. Но на самом деле разобраться с делами можно, даже если их очень много. Матрица Эйзенхауэра подходит и для составления бизнес-плана на год и больше, и для планирования разбора шкафа в выходной день. Цели и задачи любого масштаба легко раскладываются по простой форме двух пересекающихся осей. Чем хорошая простая и лаконичная структура матрицы — для неё не требуется особых инструментов и сложного программного обеспечения.
Пример Шаблона Матрицы Эйзенхауэра
Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела. Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям.
- Почти каждый современный человек ощущает нехватку времени.
- При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.
- Неважные и несрочные дела рекомендовано делегировать или вообще убирать из планов.
- В процессе вы проведёте полезный анализ своих задач, который лишний раз потренирует ваши мышление и концентрацию.
- Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи.
Всё больше компаний хотят видеть их в роли стратегических управленцев и делегируют им принятие важных решений. Всё чаще в зону ответственности HR-отдела входит создание стратегии управления персоналом. Реализация https://deveducation.com/ HR-стратегии в 2024 году может помочь преодолеть кадровый дефицит и обеспечить компанию специалистами нужного уровня. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.
При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными. Во-вторых, для тегов можно выбрать разные цвета, в зависимости от предпочтений. Такая внушительная цифра объясняется целым рядом преимуществ, которые человек получает от планирования. Оно развивает мышление, помогает мыслить структурно, освобождает мозг от ненужных задач, развивает концентрацию на главном. С помощью этой методики можете оценить ваши ответы и отобрать идеи, которые наиболее эффективны. Полученная оценка идеи показывает общее её воздействие с учётом потраченного времени.
Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Если один из квадратов сильно перевешивает остальные, это может привести к дисбалансу и дискомфорту в жизни руководителя. В каждом поле должно быть не более восьми дел на неделю. Точное количество будет зависеть от вашей эффективности и сложности задач.
Внешне всё выглядит просто — достаточно сформировать список задач и ответить на два вопроса о каждой из них. Планирование – важнейший аспект жизни, которым нельзя пренебрегать. С помощью него человек не только успевает выполнять важные бизнес-задачи, но и управляет своей судьбой в самом широком смысле. Сделать это эффективно помогает знаменитый метод тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. О том, что это такое и как с ней работать, пользуясь новыми технологиями, рассказывает Александр Байбулов – основатель бренда умных ежедневников bplanner. Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадрата, основанием которых служат две оси — это ось важности и ось срочности.
Преимущества Матрицы Эйзенхауэра
Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время. Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А. Массовым распространением этот принцип обязан популярному коучу Стивену Кови, который опубликовал его в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» в конце 1980-х. Для построения матрицы рекомендуется использовать разные цвета для квадрантов, отделять личные дела от профессиональных и ограничивать список дел. Эти задачи отнимают время и снижают эффективность, но не помогают приблизиться к цели. Обычно их можно делегировать другому и сосредоточиться на более важных делах.
Квадрант D: Несрочные И Неважные Дела
У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту. Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей. Облачная версия стоит 333 рубля в месяц за человека, коробочная версия — 579 рублей за человека при плате за год. Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри квадрантов.
Где Создать Матрицу Обзор Инструментов#
Последний квадрат планирования Эйзенхауэра нужно наполнять неважными и несрочными делами. Сюда можно отнести просмотр новостей, чтение рассылок, скроллинг ленты в социальных сетях или разговоры с коллегами у кофейного автомата. Как правило, люди не планируют эти дела, но при этом тратят на них время. Чтобы взять под контроль эту часть расписания, стоит выделять время на отдых в течение рабочего дня и не выходить за установленные лимиты. Также нужно следить, чтобы в квадрат А не попадали задачи, которые можно без ущерба для бизнеса добавить в другую категорию.
Ведь зачастую причина их возникновения – как раз в игнорировании сектора развития. Срочные и важные дела накапливаются до тех пор, пока человек не проанализирует ситуацию и не определит, что нужно усвоить и сделать, чтобы их минимизировать. Как правило, любой пример распределения задач в матрице Эйзенхауэра покажет, что в четвертом секторе будут собраны самые приятные дела. Их можно расценивать как отдых или передышку, но, по сути, на них уходит много времени.
Матрица Эйзенхауэра: Подробное Руководство
Для этого достаточно каждое из планируемых дел отнести к одной из четырех категорий. Все параметры матрицы Эйзенхауэра можно отобразить в виде статусов. Таким образом, все составляющие матрицы Эйзенхауэра будут присутствовать в планировщике.